書類保管サービスとは

書類保管サービスはバーチャルオフィスだけでなく輸送会社や通信会社が参入してきている新規ビジネスの1つです。このような書類保管がビジネスとなるには書類は日々の業務で常に発生するものであり、会社内のスペースを侵食し管理コストさらにセキュリティの問題など、常に問題が山積みとなるからです。

書類保管サービス内容はピンキリです。書類を入れた段ボール箱を送ればそのまま箱を保管してくれているバーチャルオフィスから、書類をデータ化して常にWebで閲覧できるようにしてくれるバーチャルオフィスもあります。サービス内容はバーチャルオフィスによって異なるので、契約前には書類を閲覧したいときに対応してもらえる時間帯やセキュリティ体制を必ず確認するようにしましょう。

データは今や大切な財産(資産)です。個人情報が含まれることが多いのでその取扱いには注意が必要です。住所や電話番号を借りると言ったことに比べ、書類保管サービスには高い安全性を求めるようにしましょう。安全性については保管体制(セキュリティ、監視体制、警備員など)、保存期間を過ぎた書類の処分(リサイクル)方法などの確認が大切です。バーチャルオフィスによっては保存期間を過ぎた書類を溶解リサイクルに回してくれることもあります。溶解リサイクルは現在最も安全な書類の処分方法と考えられています。