書類が増え続ける理由

企業の多くは書類の保管倉庫があります。データ化が進み紙媒体の管理が減ったと言っても会社には一定期間保管することを法律で義務づけられた紙の書類が存在します。法律によって定められた期間を守らずに破棄・紛失してしまった場合は罰則があります。また書類には社内外の人の個人情報が記載されていることもあり、それら書類を紛失(外部流出)してしまった場合は損害賠償が発生することもあります。書類の管理・保存は会社の信用にかかわるとても大切なことなのです。

一定期間保管することを法律で義務付けられた書類を「法定保存文書」といいます。定款、株主名簿、官公庁への提出種類、知的所有権に関する書類、登記・訴訟関係書類は永久保存が義務付けられています。株主総会議事録、会計帳簿・事業に関する重要書類、計算書などは10年の保存が義務付けられています。他にも7年保存、5年保存、1年保存と保存義務のある書類はたくさんあります。またこれらの多くは毎年どんどん増えていく書類なので、保存書類は貯まる一方でありそれらの保存場所に困る会社も少なくありません。「手狭なので移転する」という会社の何割かは書類を保管するスペースが足りないとのことです。会社の外に物置をおいて保管するにしてもこれらは重要書類なので心許ないでしょう。そんなときに活躍するのがバーチャルオフィスの書類保管サービスです。