利用するときの注意

バーチャルオフィスは人気の出てきたビジネスであり、ニーズの高まりもあり多くの人がバーチャルオフィスビジネスに参入してきています。そのため信頼性や安全性においてバーチャルオフィスもピンキリとなっています。バーチャルオフィス事業を片手間でやる事業者も正直かなり多く、ちょっと経営状態が悪くなると突然バーチャルオフィスを閉鎖してしまうことがあります。自分の意志とは関係ないところでの住所変更や保管書類の移動(新たな保管場所探し)は大きな負担となるので、できるだけバーチャルオフィスを専業としている事業者のバーチャルオフィスを利用するようにしましょう。

またバーチャルオフィスはペーパーカンパニーなど犯罪に利用されることも少なからずあります。バーチャルオフィスの事業者もそういうことのないように審査を厳しくしていますが、被害はゼロではありません。そのためバーチャルオフィスに対して、そしてバーチャルオフィスを利用している人に対して不信感を抱く人も少なくないことは理解しましょう。また借りた住所を以前犯罪や公序良俗に反するようなビジネスを行った企業が利用した場合はその記録が残り、何も関係ないのにあなたの事業にマイナスとなることがあります。借りる住所についても事前のチェックがとても大切です。気軽に利用できるバーチャルオフィスだからこそ、特に書類保管サービスを利用する人はその安全性や信頼性を出来うる限りチェックするようにしましょう。

書類保管サービスとは

書類保管サービスはバーチャルオフィスだけでなく輸送会社や通信会社が参入してきている新規ビジネスの1つです。このような書類保管がビジネスとなるには書類は日々の業務で常に発生するものであり、会社内のスペースを侵食し管理コストさらにセキュリティの問題など、常に問題が山積みとなるからです。

書類保管サービス内容はピンキリです。書類を入れた段ボール箱を送ればそのまま箱を保管してくれているバーチャルオフィスから、書類をデータ化して常にWebで閲覧できるようにしてくれるバーチャルオフィスもあります。サービス内容はバーチャルオフィスによって異なるので、契約前には書類を閲覧したいときに対応してもらえる時間帯やセキュリティ体制を必ず確認するようにしましょう。

データは今や大切な財産(資産)です。個人情報が含まれることが多いのでその取扱いには注意が必要です。住所や電話番号を借りると言ったことに比べ、書類保管サービスには高い安全性を求めるようにしましょう。安全性については保管体制(セキュリティ、監視体制、警備員など)、保存期間を過ぎた書類の処分(リサイクル)方法などの確認が大切です。バーチャルオフィスによっては保存期間を過ぎた書類を溶解リサイクルに回してくれることもあります。溶解リサイクルは現在最も安全な書類の処分方法と考えられています。

書類が増え続ける理由

企業の多くは書類の保管倉庫があります。データ化が進み紙媒体の管理が減ったと言っても会社には一定期間保管することを法律で義務づけられた紙の書類が存在します。法律によって定められた期間を守らずに破棄・紛失してしまった場合は罰則があります。また書類には社内外の人の個人情報が記載されていることもあり、それら書類を紛失(外部流出)してしまった場合は損害賠償が発生することもあります。書類の管理・保存は会社の信用にかかわるとても大切なことなのです。

一定期間保管することを法律で義務付けられた書類を「法定保存文書」といいます。定款、株主名簿、官公庁への提出種類、知的所有権に関する書類、登記・訴訟関係書類は永久保存が義務付けられています。株主総会議事録、会計帳簿・事業に関する重要書類、計算書などは10年の保存が義務付けられています。他にも7年保存、5年保存、1年保存と保存義務のある書類はたくさんあります。またこれらの多くは毎年どんどん増えていく書類なので、保存書類は貯まる一方でありそれらの保存場所に困る会社も少なくありません。「手狭なので移転する」という会社の何割かは書類を保管するスペースが足りないとのことです。会社の外に物置をおいて保管するにしてもこれらは重要書類なので心許ないでしょう。そんなときに活躍するのがバーチャルオフィスの書類保管サービスです。

バーチャルオフィスとは

会社を設立するときは法務局で法人登記をしなければなりません。法人登記には本店所在地の住所が必要になりますが、本店所在地が自宅の住所では信頼性に欠けます。しかしオフィス物件を賃貸したりレンタルオフィスを借りるとなるとそれなりの初期費用が必要となってしまいます。そんな企業家をサポートしてくれるのがバーチャルオフィスです。

バーチャルオフィスでは住所、電話番号、FAX番号などを貸してくれます。バーチャルオフィスが提供している住所は法人登記に利用することができます(バーチャルオフィス運営会社によっては登記できない場合もあるので注意が必要です)。しかし同じ“貸す”でもレンタルオフィスとは異なり業務を行うスペースはありません。バーチャルオフィスには「貸し住所提供サービス」、、「電話転送サービス」「来客対応サービス」、「書類保管サービス」、「レンタル会議室サービス」など様々なサービスがあります。また、大阪にある“ワンストップビジネスセンター”では「郵便転送サービス」も行っています。自分に必要なオフィス機能のみを選択することで円滑に業務を進め、さらにコストの無駄を省くことができます。

法人登記用の一等地の貸し住所(大阪市中央区南船場)、無料の郵便転送、オリジナルの電話番号提供、電話応対、電話秘書代行、個室のレンタル会議室などの最低限のオフィス機能サービスをしております

バーチャルオフィスが人気な理由の一つに都心の一等地を本社所在地にできることです。ビジネスでは本社所在地によって会社の格(レベル)を推し量るものです。大手企業がこぞって東京、それも都心の一等地に本社を置くのは交通の便が良いなどの理由だけでなく、いわゆる“箔がつく”からです。しかしこれから会社を作ろうという人が都心の一等地にオフィスを借りたりしたらコスト面で大きな負担を抱えることになります。借りられても業務をするだけでいっぱいの広さ、書類を保管する場所なんてないオフィスが一般的です。そんなときこそバーチャルオフィスが活躍するのです。